Freigaben warten in Postfächern
Ein Vorgang liegt bei jemandem, aber niemand sieht, bei wem. Nachfassen heißt: nachfragen.
Ausgangslage · Büro und Verwaltung
Wenn ein Vorgang
fünf Postfächer durchläuft.
Die Arbeit ist nicht kompliziert — sie ist nur unnötig verteilt. Zwischen Freigabe, Rückfrage und Ablage geht mehr Zeit verloren als in der Aufgabe selbst.
Für wen diese Seite ist
Für Verwaltungsleitung, Assistenz, Personal und Buchhaltung — und für alle, die Vorgänge am Laufen halten, während diese durch mehrere Hände gehen.
Woran es im Vorgang hakt.
Das liegt nicht an einzelnen Personen. Jeder Schritt für sich ist vernünftig — nur sieht niemand den ganzen Weg.
Dieselbe Frage kommt immer wieder
Standardfragen landen bei denselben Personen. Die Antwort ist bekannt — nur nicht auffindbar.
Wiederkehrendes beginnt jedes Mal von vorn
Monatliche und jährliche Abläufe stehen nirgends geschrieben. Wer sie nicht im Kopf hat, kann sie nicht übernehmen.
Der Stand ist nicht ablesbar
Was erledigt ist und was noch offen ist, steht in einzelnen Postfächern statt an einer Stelle.
Vertretung ist Glückssache
Bei Urlaub oder Krankheit fehlt nicht die Person, sondern das, was sie weiß.
Zwischen Werkzeugen wird übertragen
Aus der Mail in die Tabelle, aus der Tabelle ins Fachverfahren. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle.
Was das Warten im Alltag kostet.
Selten fällt es als ein großer Posten auf. Genau deshalb bleibt es meistens so, wie es ist.
Zeit
Heute
Warten statt Arbeiten
Die eigentliche Bearbeitung dauert Minuten. Die Wartezeit dazwischen dauert Tage — und sie taucht in keiner Aufwandsschätzung auf.
Danach
Wer einen Vorgang sucht, findet ihn — ohne zu fragen, wer ihn zuletzt hatte.
Qualität
Heute
Doppelte und veraltete Stände
Wird eine Information an mehreren Stellen gepflegt, ist irgendwann eine davon falsch. Und man weiß nicht, welche.
Danach
Eine Standardfrage wird einmal beantwortet und danach gefunden.
Übersicht
Heute
Niemand hat das ganze Bild
Jeder sieht seinen Ausschnitt. Wer den Gesamtstand braucht, muss ihn zusammentelefonieren.
Danach
Der Stand ist ablesbar, statt erfragbar.
Wie wir Vorgänge ordnen.
Wir gehen einen Vorgang mit, bevor wir etwas vorschlagen. Erst dann zeigt sich, ob es an der Ablage, an der Freigabe oder am Wissen liegt.
01
Vorgänge mitgehen
Wir begleiten einen Vorgang so, wie er wirklich läuft — nicht so, wie das Organigramm ihn beschreibt.
02
Aufgabe, Wissen und Entscheidung trennen
Was ist zu tun, was ist zu wissen, was ist zu entscheiden? Diese drei zu trennen, klärt schon die Hälfte.
03
Erst standardisieren, dann automatisieren
Zuerst wird der Ablauf einheitlich. Danach wird automatisiert, was ohne Handgriff auskommt. Nicht umgekehrt.
04
Vertretung mitdenken
Einarbeitung, eine Vertretungsregel und jemand, der die Änderung danach weiterträgt.
Womit wir in der Verwaltung arbeiten.
Wir binden uns an keinen Hersteller. Was zählt, ist das, womit bei Ihnen ohnehin gearbeitet wird — und ob sich der nötige Schritt darin abbilden lässt.
Kommt doch eine neue Anwendung in Frage, begleiten wir die Auswahl: Bedarf klären, Anbieter vergleichbar anfragen, an Ihren Vorgängen bewerten — und die Einführung bis in den Betrieb.
- Aufgaben und Vorgänge
- Freigaben
- Dokumentenablage
- Wissenssammlung
- Formulare
- Wiederkehrende Fristen
- Schnittstellen
Woran Sie es merken
- Wiederkehrende Abläufe laufen auch, wenn die zuständige Person im Urlaub ist.
- Neue Kolleginnen und Kollegen kommen ohne Einweisung durch den Ablauf.
- Freigaben bleiben nicht unbemerkt liegen.
- Regelmäßige Reports müssen nicht jeden Monat neu zusammengesucht werden.
Angebote und Nachverfolgung.
Vom Erstkontakt bis zum Angebot fehlt der gemeinsame Blick. Die Information ist da — sie ist nur auf Mails, Notizen und Köpfe verteilt.
Kundeninformationen liegen verteilt
Mail, CRM, Notizblock, Gedächtnis. Wer den Kunden übernimmt, fängt fast bei null an.
Angebote dauern länger als nötig
Nicht weil das Rechnen dauert, sondern weil die Zuarbeit gesucht werden muss.
Nachfassen passiert oder passiert nicht
Es hängt daran, ob jemand daran denkt. Nicht daran, ob es fällig ist.
- Kundendaten
- Chancen und Pipeline
- Angebotserstellung
- Wiedervorlagen
- Übergabe an den Fachbereich
- Auswertung
Was an denselben Vorgängen hängt.
Verwaltungsarbeit hört selten an der Bereichsgrenze auf. Diese Themen hängen an denselben Vorgängen.
Erzählen Sie, welcher Vorgang bei Ihnen hakt.
Ein Gespräch reicht, um einzuordnen, ob es an der Ablage, an den Übergaben oder an etwas ganz anderem liegt. Sie müssen dafür nichts vorbereiten.