Prozessdigitalisierung · Power Platform · BI
Vom Papierakt zur digitalen Fallbearbeitung
Kommunale Verwaltung Größere Verwaltung auf kommunaler Ebene
Vorher
Ein operativer Verwaltungsprozess lief teilweise über papiergebundene Abläufe, papiergebundene Ablage und lokale Datenbanken.
Bearbeitungsstände und Zuständigkeiten waren dadurch nur eingeschränkt transparent, Fallzuweisungen erfolgten teilweise von Hand.
Informationen lagen nicht zentral und nicht durchgängig strukturiert vor. Die Möglichkeiten für Auswertung und Steuerung waren begrenzt.
Was geändert wurde
Zunächst wurde der bestehende Prozess aufgenommen und analysiert.
Anschließend wurde der Ablauf fachlich neu strukturiert und digital umgesetzt.
Auf Basis der bereits vorhandenen Microsoft-Umgebung entstand eine integrierte Lösung:
- strukturierte digitale Fallbearbeitung mit Power Apps
- klare Fallzuweisung
- mobile Nutzung
- Anbindung an vorhandene Systeme
- Auswertungen über Business Intelligence
Eine zusätzliche große Fachanwendung war dafür nicht nötig.
Ergebnis
- Der Bearbeitungsstand jedes Falls ist ablesbar
- Zuständigkeiten sind zugewiesen statt abgesprochen
- Auswertungen entstehen aus dem laufenden Betrieb — ohne zusätzliche Fachanwendung
Nicht neue Software war die eigentliche Lösung. Der bestehende Prozess wurde neu gedacht und mit bereits vorhandener Technologie sinnvoll digitalisiert.
Dieser Fall ist anonymisiert. Kundenname, Ort und Projektbezeichnung bleiben außen vor. Genannt wird nur, was die Ausgangslage ausmacht — und was daraus geworden ist. Zahlen stehen hier keine: Was nicht gemessen wurde, wird auch nicht behauptet.